Sommaire :
1. Pour créer une fiche pour une publication
2. Pour ajouter un résumé [obligatoire]
3. Pour ajouter un fichier PDF [obligatoire si existe]
4. Pour ajouter un fichier EPUB [obligatoire si existe]
5. Pour documenter les données du format papier
6. Pour documenter le titre de la collection et la série (si la publication fait partie d'une collection)
7. Pour ajouter un ou des contributeurs [obligatoire]
8. Pour ajouter les prix pour une publication [obligatoire]
9. Pour ajouter la classification [obligatoire]
10. Pour ajouter des documents promotionnels dans Médias, notamment la couverture [obligatoire]


 

1. Pour créer une fiche pour une publication :

 
  • Dans Publications;
  • Cliquez sur le bouton Ajouter;
  • Saisissez le titre;
  • Cliquez sur Sauvegarder.

Une fiche est ainsi créée. Le système vous invite automatiquement à compléter les métadonnées en affichant directement à la section Métadonnées/Formats. Cela ne veut pas dire qu'il y a un ordre particulier à suivre, cependant certaines métadonnées sont obligatoires, c'est-à-dire nécessaires à l'envoi à la plupart des points de vente.

   

Lorsqu'une fiche est ajoutée dans le système, elle s’affiche sur une ligne dans la section Publications. Pour voir son contenu ou la compléter, cliquez dessus.

  

Tant que la fiche est « Hors ligne », vous pouvez ajouter les métadonnées dans l'ordre de priorité que vous souhaitez. Une fois que la fiche est en « En ligne », le système procèdera à tous les contrôles et affichera toutes les métadonnées obligatoires manquantes dans la section Consultation/Validations de la fiche. Donc, vous êtes tenus de compléter les métadonnées obligatoires en priorité.

  

Dans ce qui suit, les métadonnées obligatoires sont suivies de « [obligatoire] » ou « [obligatoire si existe] ».

  
 

2. Pour ajouter un résumé [obligatoire] :

 
  • Dans Publications, cliquez sur le titre de la publication;
  • Dans Métadonnées/Description;
  • À l'onglet Textes descriptifs, remplissez les champs. Le champ « Résumé » est obligatoire;
  • Cliquez sur Sauvegarder.


Le champ Titre reprend par défaut le titre de la fiche, saisi à la création de cette dernière. Ce champ vous permet de le modifier. Le texte du titre renseigné à cet endroit sera affiché sur les vitrines des revendeurs. Veuillez indiquer la même orthographe qui figure sur la page de couverture, sans sous-titre, ni numéro de tome, ni autre information superflue.

  

Le résumé s’affiche sur les vitrines des revendeurs avec la page de couverture. 

 

Si la publication comporte des particularités techniques, les consignes de lecture doivent être ajoutées dans le champ Résumé. Par exemple, l’ajout de la mention « Ce livre ne peut être lu de façon optimale que sur tablettes du type iPad. »

 


 

3. Pour ajouter un fichier PDF [obligatoire si existe] :

 
  • Dans Métadonnées/Formats;
  • À l’onglet PDF, sélectionnez ISBN et saisissez un ISBN valide à 13 chiffres;
  • Documentez le plan de parution;
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner pour ajouter le fichier qui est sur votre ordinateur;
  • À la fin du téléchargement, cliquez sur Sauvegarder.

 

Pour s’assurer rapidement du succès de l’ajout du fichier, observez la zone Aperçu; PDF et Feuilleteur PDF passeront de la couleur grise à la couleur verte en cas de succès de l’ajout de fichier.

   

Pour mettre le PDF en prévente, suivez les étapes indiquées ici.

   

Pour en savoir plus sur la gestion des différents formats de fichiers, cliquez ici.

 


 

4. Pour ajouter un fichier EPUB [obligatoire si existe] :

  
  • Dans Métadonnées/Formats;
  • À l’onglet EPUB, sélectionnez ISBN et saisissez un ISBN valide à 13 chiffres;
  • Remplissez le plan de parution;
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner pour ajouter le fichier qui est sur votre ordinateur;
  • À la fin du téléchargement, cliquez sur Sauvegarder.

 

Pour s’assurer rapidement du succès de l’ajout du fichier, observez la zone Aperçu; EPUB passera de la couleur grise à la couleur verte en cas de succès de l’ajout de fichier.

   

Pour mettre le EPUB en prévente, suivez les étapes indiquées ici.

  

Pour en savoir plus sur la gestion des différents formats de fichiers, cliquez ici.

   

5. Pour documenter les données du format papier :

 
  • Dans Métadonnées/Formats;
  • Allez à l’onglet Papier;
  • Sélectionnez ISBN et saisissez un ISBN valide à 13 chiffres;
  • Entrez la date de parution;
  • Cliquez sur Sauvegarder.


6. Pour documenter le titre de la collection et la série (si la publication fait partie d'une collection) :

 
  • Allez à Métadonnées/Collections et séries;
  • Cliquez sur Ajouter devant Collection et saisissez le titre de la collection;
  • Cliquez sur Ajouter devant Série et remplissez tous les champs affichés;
  • Cliquez sur Sauvegarder.

Exemple :
La publication s'appelle Chronique du chat perché; elle fait partie de la collection Chroniqueurs et il s'agit du tome 2
Les champs de cette section doivent être remplis de la façon suivante :

 

 

 

 

7. Pour ajouter un ou des contributeurs [obligatoire] :
  • Dans Métadonnées/Contributeurs;
  • Cliquez sur Ajouter;
  • Vous pouvez choisir entre « Nouveau contributeur » et « Contributeur existant »;
  • Sélectionnez un rôle. Le rôle « Auteur » doit obligatoirement être choisi pour au moins un contributeur;
  • Saisissez les nom et prénom;
  • Remplissez les autres champs (facultatif),
  • Cliquez sur Sauvegarder.


 

8. Pour ajouter les prix pour une publication [obligatoire] :

 
  • Dans Métadonnées/Ventes;
  • À l'onglet Prix, cliquez sur Ajouter;
  • Sélectionnez la devise;
  • Saisissez le montant;
  • Entrez la date du début des ventes dans le champ « Effectif le » (généralement, il s'agit de la date de disponibilité ou la date de la précommande);
  • Cliquez sur Sauvegarder.

À la sélection de la devise, les pays qui acceptent cette devise seront sélectionnés par défaut. Si vous souhaitez restreindre la vente à seulement quelques pays parmi cette liste, vous pouvez décocher ceux qui ne vous intéressent pas.

Pour programmer un changement de prix futur dans le cadre d'une promotion, veuillez suivre les étapes indiquées ici.
 
9. Pour ajouter la classification [obligatoire] :
  • Dans Métadonnées/Classifications, à l'onglet Classifications;
  • Dans le champ Standards, sélectionnez BISAC (en priorité);
  • Sélectionnez une ou plusieurs catégories, selon le thème de la publication;
  • Cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez sélectionner d'autres standards et ajouter d'autres catégories. Cependant, le standard BISAC est celui demandé par la majorité des revendeurs.

Dans le cas d'un publication destinée à la jeunesse, vous opterez pour une classification BISAC juvénile, il est donc obligatoire d'indiquer les limites d'âge dans la section Métadonnées/Public. Si le livre n'est pas destiné à la jeunesse, il n'est pas obligatoire de remplir la section Métadonnées/Public.

10. Pour ajouter des documents promotionnels dans Médias, notamment la couverture [obligatoire] :
  • Dans Métadonnées / Médias;
  • Cliquez sur le bouton Ajouter;
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner afin de sélectionner le fichier à ajouter sur votre ordinateur;
  • Dans le champ « Titre », saisissez le titre du document (exemple : Extrait);
  • Dans le champ « Nature », choisissez la nature du média parmi les choix proposés.
Lorsqu'un fichier EPUB ou PDF est ajouté à la section Métadonnées/Formats, la page de couverture est automatiquement extraite de ces fichiers et placée dans Médias

Pour remplacer cette page par un fichier en plus haute résolution par exemple :
  • Cliquez sur le titre de la page de couverture, un bouton Remplacer s'affichera,
  • Cliquez sur Remplacer et sélectionnez le fichier image sur votre ordinateur;
  • Cliquez sur Sauvegarder.
Procédez de la même manière si vous souhaitez remplacer n'importe quel autre document ajouté dans la section Métadonnées/Médias.

Il est à noter que parmi les documents promotionnels ajoutés dans la section Métadonnées/Médias, seule la page de couverture est reprise par tous les revendeurs. Les autres documents sont conservés dans l'entrepôt numérique, à la disposition des revendeurs qui optent ou pas de les afficher.