Introduction

Ce document s'adresse aux éditeurs qui souhaitent importer plusieurs publications, ou mettre à jour les métadonnées de plusieurs publications en lot. Ce document explique le fonctionnement de l'importation en lot en général, indique les standards à respecter dans la structure des fichiers, et pointe vers les différentes possibilités offertes pour les fichiers de métadonnées. Vous pouvez donc l'utiliser comme première référence lorsque vous voulez préparer vos fichiers, dans l'un ou l'autre des formats supportés.

Fonctionnement général

La plateforme accepte plusieurs variantes dans la présence et la nomenclatures de fichiers, et dans les formats de métadonnées, afin de couvrir un large éventail de situations réelles. Les situations peuvent par exemple varier ainsi :

  • L'éditeur dispose de ses métadonnées en format Onix 2.1 ou 3.0 et veut faire l'ajout d'un lot de publications
  • L'éditeur ne dispose pas de métadonnées dans aucun fichier structuré, mais veut faire l'ajout de plusieurs publications en lot
  • L'éditeur souhaite appliquer des changements à plusieurs publications en lot (par exemple documenter un code BISAC, changer des prix, etc.), mais ne dispose pas de fichier de métadonnées structuré.

La base de tout lot consiste en la présence d'un fichier de métadonnées, qui est obligatoire. Les formats supportés sont décrits précisément dans la section Format des métadonnées, ci-bas. Vous aurez donc à vous assurer que votre fichier de métadonnées respecte le format décrit. Toute différence de format pourrait résulter en une erreur sur la plateforme, ou des données pourraient être ignorées ou écrasées.

Les publications sont repérées par leur identifiant (ISBN/EAN) dans les fichiers de métadonnées. C'est la clé principale, qui ne sera jamais modifiée. Si vous importez un fichier de métadonnées faisant référence à un identifiant...

  • inexistant sur la plateforme, la publication sera créée sur la plateforme et les métadonnées de votre fichier y seront rattachées
  • déjà existant sur la plateforme, les métadonnées de votre fichier seront importées dans la publication existante.
 
L'importation des métadonnées se fait de la façon suivante :
  • Si une donnée est présente dans votre fichier de métadonnées et sur la plateforme, l'information du fichier remplacera celle de la plateforme
  • Si une donnée est présente dans votre fichier de métadonnées, et absente de la plateforme, l'information sera ajoutée dans la plateforme (si son format est reconnu)
  • Si une donnée est absente de votre fichier de métadonnées, mais présente dans la plateforme, elle ne sera pas effacée de la plateforme.
  • Si une balise XML (ou Onix 2.1 ou 3.0) est présente dans votre fichier de métadonnées, mais qu'elle est vide, la donnée présente sur la plateforme sera effacée. 

Vous pouvez importer soit :

  • un fichier de métadonnées seul dans votre compte (si vous voulez mettre à jour les métadonnées de vos publications existantes, sans modifier les fichier PDF ou ePub, par exemple),
  • un dossier compressé (Zip) contenant le fichier de métadonnées, et les fichiers numériques (PDF, ePub, Jpeg) des publications. La structure du dossier Zip est décrite plus bas.

 

Format des métadonnées

Les formats supportés par la plateforme pour les fichiers de métadonnées sont les suivants : CSVXML ou Onix 2.1 ou 3.0. Pour les détails relatifs à chacun de ces formats de données, référez-vous aux sections suivantes :

Format Onix (recommandé)

Pour l'éditeur qui possède ses métadonnées au standard Onix, sachez que la plateforme supporte la version 2.1 et la version 3.0. Consultez cette fiche pour connaître la structure des balises :

Importation en Format Onix (3.0)

Importation en Format Onix (2.1)

Format CSV / Rapport Excel

Pour utiliser un classeur (chiffrier) tel que Microsoft Excel, OpenOffice ou LibreOffice, ou si vous vous basez sur les fichiers obtenus via l'option Rapport Excel de votre compte éditeur, suivez les indications contenues dans cette fiche :

Importation en lot avec les données d'un chiffrier

Format XML propriétaire *

Finalement, il est aussi possible de construire un fichier XML qui respecte la structure définie dans cette capsule :

Importation des publications en XML

* Ce format n'est plus mis à jour systématiquement. L'utilisation du standard Onix devrait être privilégiée.

Rappel : Vous pouvez importer l'un de ces fichiers de métadonnées seul, pour mettre à jour vos publications existantes.

Si vos publications n'existent pas sur la plateforme et que vous importez un fichier de métadonnées seulement (sans les fichiers numériques PDF ou ePub), les publications seront créées et seules les informations du format papier seront importées.

 

Importer le fichier dans votre compte

Une fois que vous avez votre fichier de lot, connectez-vous dans votre compte sur la plateforme, cliquez sur le bouton Importer dans la section Publications, puis sélectionnez votre fichier (dossier compressé ou métadonnées seulement). 

 


 

Dépôt par FTP : Nous vous offrons également la possibilité de déposer vos fichiers d’importations en lot sur notre serveur FTP (pour les utilisateurs expérimentés qui souhaitent éviter d'avoir à se connecter à l'interface d'administration de leur compte pour y déposer le fichier). Les spécifications techniques décrites dans ce document devront être respectées. Nous recommandons d'abord de maîtriser le dépôt en lot manuel (via l'interface). Pour obtenir votre compte de dépôt par FTP personnel et sécurisé, contactez-nous.

Suivi de l'opération

Une fois le téléchargement de votre fichier complété, une tâche est exécutée par la plateforme en arrière-plan, en file d'attente (vous pouvez continuer à naviguer dans la plateforme pendant son exécution). La section Tâches, disponible en haut à droite de l'écran, vous permettra de suivre l'évolution de l'exécution de votre fichier. Une gestion des erreurs vous avertit de toute difficulté rencontrée durant l'opération.

 

Structure du dossier d'importation

Dans le cas d'un dépôt de publications en lot avec des fichiers numériques attachés (PDF, ePub, Jpeg, etc.), les fichiers doivent être structurés de la façon illustrée ci-bas. Il s'agit simplement de créer un dossier d'importation, d'y placer le fichier de métadonnées ainsi que tous les fichiers numériques nommés par leur identifiant (ISBN/EAN), sauf pour les fichiers médias dont les noms peuvent différer, en autant qu'ils soient décrits de la sorte dans le fichier de métadonnées. C'est ce dossier d'importation qui sera compressé (Zip), puis importé dans la plateforme suivant la méthode décrite ci-haut. 

 


 

Noms des fichiers

Vous souhaitez importer…
Section de l'interface Exemple
• un ePub Publication / Formats / ePub 9780000000000.epub
• un PDF Publication / Formats / PDF 9780000000000.pdf

• un MOBI - Amazon seulement

Publication / Formats / Mobi 9780000000000_amazon.mobi
• un MOBI - tous les revendeurs Publication / Formats / Mobi 9780000000000.mobi
• un fichier iBooks Publication / Formats / ePub 9780000000000.ibooks
• un ePub optimisé pour Apple Publication / Formats / epub
9780000000000_ibookstore.epub
• une épreuve Publication / Formats / Épreuve

9780000000000.epub or
9780000000000.pdf or 9780000000000_proof.epub

 

• la couverture

 Publication / Métadonnées / Médias
 

9780000000000.jpg ou

9780000000000.jpeg ou

9780000000000.png ou

9780000000000.gif

 

• la couverture arrière

 

Publication / Métadonnées / Médias

 

9780000000000_back.jpg ou

9780000000000_back.jpeg ou

9780000000000_back.png ou

9780000000000_back.gif

 

• Un format audio

 Publication / Format / Audio
 

9780000000000.mp3 ou

9780000000000.zip

 • un extrait
 Publication / Métadonnées / Médias
 

9780000000000_sample.epub ou
9780000000000_sample.pdf ou
9780000000000_sample.ibooks ou
9780000000000_sample.mobi

À retenir

  • Les métadonnées en format CSVonix ou XML
  • Si on importe des fichiers, ceux-ci doivent être dans un dossier, avec les métadonnées, et compressés en format .zip
  • Les résultats de l'importation sont visibles dans la section des Tâches systèmes
  • Aucun fichier ne doit dépasser les 150 mo
  • Aucune archive (dossier compressé) ne doit dépasser les 500 mo
  • L'importation peut se faire par l'interface ou par dépôt FTP